La formazione aziendale online è un settore sempre più in crescita e attualmente sono tantissime le aziende che propongono eventi online per raggiungere i propri obiettivi formativi o commerciali.
Gli eventi online offrono tantissimi vantaggi e sono rivolti a molti tipi di “pubblico”:
- dipendenti aziendali che hanno bisogno di fare formazione per acquisire nuove competenze o aggiornare quelle pregresse;
- possibili clienti, organizzando webinar in cui illustrare i propri prodotti e servizi;
- liberi professionisti, organizzando webinar di aggiornamento o presentazione di nuovi prodotti per franchising e aziende similari.
Come è possibile notare, in ogni caso c’è bisogno che, durante l’evento online, tutto proceda per il meglio: la formazione aziendale e la presentazione di prodotti e servizi devono essere efficaci e non solo nei contenuti ma anche nella forma e nell’aspetto tecnico.
In questo articolo vogliamo darti tre consigli per realizzare un evento online di successo.
- Preparare una scaletta dettagliata dell’evento online
Prima di organizzare un evento online bisogna avere bene in mente cosa bisogna fare e dire durante la diretta streaming, questo sarà possibile solo organizzando una dettagliata scaletta.
Le persone che intervengono in un evento online sono:
- uno o più relatori;
- un presentatore, importante soprattutto negli eventi che prevedono l’intervento di più relatori, in quanto c’è la necessità che ognuno di loro venga brevemente presentato e introdotto;
- uno o più assistenti tecnici;
- eventuali altre figure ed esperti (in base al tipo di argomenti trattati).
Ogni evento online che si rispetti è composto:
- da una prima parte introduttiva e di presentazione in cui verrà presentata l’azienda, il professionista, l’associazione o altro, che ha organizzato la diretta streaming. In questa parte, inoltre, verrà illustrato brevemente di cosa si discuterà nell’evento online;
- a seguire, uno o più relatori interverranno e si susseguiranno durante la diretta streaming;
- eventualmente, ci saranno degli spazi dedicati a dei sondaggi online, per permettere ai discenti di partecipare attivamente;
- poi ci sarà una parte dell’evento online dedicata alle domande dei discenti ai relatori con le relative risposte;
- infine, ci sarà la chiusura dell’evento online con l’indicazione di indirizzi e-mail, link di siti web, ecc. dove sarà possibile contattare i relatori intervenuti o l’azienda organizzatrice, acquistare i prodotti, ecc.
Dopo aver individuato cosa dovrà contenere l’evento in diretta streaming bisognerà stabilire:
- l’ordine di intervento dei relatori e il tempo che ognuno di loro avrà a disposizione;
- l’argomento o gli argomenti su cui interverrà ogni relatore;
- il momento da dedicare ad eventuali sondaggi;
- il momento e il tempo da dedicare a domande e risposte tra relatori e discenti.
Preparando una scaletta dettagliata tutto sarà organizzato in modo professionale e non ci sarà spazio per silenzi imbarazzati, indecisioni e inoltre, non verrà trascurato o dimenticato alcun argomento durante la diretta streaming.
- Pre-meeting con i relatori
Un altro aspetto fondamentale di un evento online di successo è fare un pre-meeting con i relatori, in questo modo l’evento potrà essere preparato con strategie mirate al raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Inoltre, è bene che ogni relatore sappia di cosa parlerà l’altro in modo da evitare ripetizioni o allacciarsi al suo discorso per esporre il proprio argomento e non andare fuori tema.
- Assistenza tecnica
Ultimo, ma fondamentale consiglio per un evento online di successo, è quello di avere un’ottima assistenza tecnica.
Non importa quante prove siano state fatte prima di far partire la diretta streaming dell’evento online, può sempre accadere un imprevisto o avere bisogno di qualcosa a cui non avevamo pensato.
Inoltre, l’assistenza tecnica è essenziale in tutte le fasi dell’evento online: prima, durante e dopo.
Prima dell’inizio dell’evento online c’è bisogno controllare e impostare diverse cose, ad esempio:
- “Settare” la piattaforma streaming;
- Impostare i countdown per l’inizio dell’evento;
- Assicurarsi di inviare gli inviti ai discenti e che i link siano funzionanti;
- “Settare” gli account dei relatori;
- Verificare il funzionamento di webcam e microfono per ogni presentatore e relatore e, eventualmente, modificare le loro impostazioni;
- Verificare il giusto funzionamento della chat e di eventuali download di contenuti da offrire ai discenti.
Durante la diretta streaming, gli assistenti tecnici verificheranno il corretto funzionamento di ogni parte della piattaforma streaming e daranno assistenza quando si presenteranno problemi di diversa tipologia.
Inoltre, il compito dell’assistente tecnico potrebbe essere anche quello di registrare l’evento online.
Quando, invece, l’evento sarà finito, l’assistente tecnico raccoglierà e gestirà le segnalazioni dei problemi, i report su partecipazione e gradimento dei discenti, i report su quiz e sondaggi e, eventualmente, si occuperà dell’editing della registrazione.
Per approfondire l’importanza dell’assistenza tecnica durante un evento online ti invitiamo a leggere questo articolo.
Noi di EBS Consulenza E-Learning, da anni organizziamo e seguiamo in ogni fase gli eventi online per i nostri clienti, liberi professionisti e aziende: dalla consulenza all’assistenza tecnica.
Contattaci per confrontarti con noi e organizzare con successo i tuoi eventi online!
